Sea Chefs

Quality Management Assistant f/m (Hotel Secretary)

Recruiter
Location
Nationwide
Salary
Competitive Salary
Posted
05 Dec 2016
Closes
16 Dec 2016
Job Type
Full Time

Whether off the coast of the Canary Islands, in the Norwegian fjords or in the blue Mediterranean - Mein Schiff, the TUI Cruises ships, designed for well-being and relaxation, offers its guests customised service and personal hospitality at the highest level. Be a part of it!
For the fleet of the Mein Schiff, we require a team which makes every day on the ocean a fascinating experience and which considers the title “premium“ to refer to its own performance. Turn Mein Schiff into “your“ ship now!

The language on board with the passengers is German. Therefore, an excellent knowledge of German language is compulsory as well as fluent business English. Please see German job description:

The language on board with the passengers is German. Therefore, an excellent knowledge of German language is compulsory as well as fluent business English. Please see German job description:

Aufgabenbereich:

  • Allgemeine Büroarbeiten: Datenverwaltung und –pflege, Ablagesysteme, Schreibarbeiten, Korrespondenz, Vorbereiten von Unterlagen, gewissenhaftes Handling von eMails und Telefonaten
  • Erstellung und regelmäßige Aktualisierung des Reiseprogramms (Cruise Planner) in Absprache mit General Manager (GM) / Hotel Manager (HM) und allen Abteilungen
  • Cross-Check vom Tagesprogramm, Bordprintmedien und Reiseprogramm (Cruise Planner)
  • Führen und verwalten von Protokollen, Logs, Trainingslisten, Checklisten, Corrective Actions und Follow Ups nach Vorgabe GM / HM in der Regel im Zusammenhang mit Meetings (GM & HM Meetings), Briefings, Audits, Inspektionen und Trainings
  • Terminvereinbarungen im Namen von GM / HM, Versendung von Einladungen & Bestätigungen und Gewährleistung des Informationsflusses
  • Kontrolle der Dokumente des Fleet Operation Manuals und Training Manuals (Schiffsdatenbank)
  • ConSense (Datenbank) Schulungen für neue Mitarbeiter
  • Unterstützung für alle Mitarbeiter mit Zugang zur Datenbank
  • Mit Bezug auf das Fleet Operation und Training Manual, enge Kommunikation (Zweirichtungsverkehr) mit Qualitätsbeauftragtem (landseitig) und den Quality Management Assistants der Mein Schiff Flotte
  • Zählung und Zusammenfassung der Schwerpunkte des Gästezufriedenheitsreports für die einzelnen Departments
  • Einpflegen von Unfällen und Krankheitsfällen von Mitarbeitern im AIRTS System Schiffsrundgänge / Maintenance Inspection mit Mängelreport an GM / HM
  • Teilnahme an Public Health Inspektion
  • Teilnahme an verschiedenen Gästeveranstaltungen
  • Side Duties für andere Abteilungen
  • Enge Zusammenarbeit mit GM / HM, sowie regelmäßige und gewissenhafte Berichterstattungund Kommunikation
  • Am Gästewechseltag Check-in oder Unterstützung der Bordreiseleitung
  • Kenntnisse der zugeteilten Sicherheitsrollennummer anhand der Musterrolle und der speziellen Aufgaben im Notfall
  • Im Rahmen einer Neueröffnung und Werftzeiten werden zusätzliche Aufgaben nach Anweisung übernommen

 

Qualifikation / Erfahrung:

  • Qualifizierte Ausbildung im Hotelgewerbe o.ä.
  • Mindestens zweijährige Berufserfahrung in relevanten Bereichen, wenn möglich an Bord von Kreuzfahrtschiffen
  • Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (Wort und Schrift)
  • Hohe Dienstleistungsbereitschaft gegenüber Passagieren und Mitarbeitern
  • Sehr gute EDV Kenntnisse (MS Office, Rescom)

 

Anforderungsmerkmale:

  • Flexibilität und strukturiertes Arbeiten, insbesondere in Bezug auf Datenverarbeitung und Ablageorganisation
  • Integre Vertrauensperson
  • Sicheres und souveränes Auftreten, gute Umgangsformen
  • Kosten- und Qualitätsbewusstsein
  • Kommunikationsstärke
  • Teamplayer
  • Belastbarkeit
  • Organisationsfähigkeit (Zeitpläne und Auftragsorganisation)
  • Lösungsorientiertes Denken
  • Sehr gepflegtes Erscheinungsbild

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